Qual é o prazo para guardar os documentos da sua empresa?

A organização dos documentos é tarefa essencial para todas as empresas e é preciso ter atenção para não ter prejuízo no futuro. Por isso é importante saber por quanto tempo é necessário guardar os registros.

Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco. Comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários, também precisam ser guardados por um período.

O período médio para se guardar um documento é por cinco anos, mas há variações. Folha de pagamento e registro eletrônico, por exemplo, devem ficar arquivados por dez anos. Já os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) por 30 anos.

Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.

Confira o prazo para guardar cada tipo de documento:

Tributário: 5 anos

– Imposto de Renda (IR)
– Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
– Programa de Integração Social (PIS)
– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
– Simples Nacional
– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
– Livros fiscais e contábeis
– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf
– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos

Trabalhista e Previdenciário: 30 anos
– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
– Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)

Prazo: 10 anos
– Folha de pagamento
– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários

Prazo: 5 anos
– Contribuição previdenciária (GPS)
– Contribuição sindical (GRCSU)
– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto
– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
– Relação Anual de Informações Sociais (Rais)

Prazo: 2 anos
– Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio

Prazo: Indeterminado
– Contrato de Trabalho
– Livro ou ficha de registro de empregado

            Atualmente, é possível armazenar documentos em arquivos digitais, tanto em mídias físicas (pendrives e HDs externos) quanto em plataformas de armazenamento na nuvem. Armazenados desta forma, os documentos têm o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos fiscais.

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