Quais documentos contábeis você precisa manter arquivado e por quando tempo

Manter documentos contábeis organizados e arquivados pelo tempo correto é fundamental para qualquer empresa, independentemente do porte. Além de atender exigências legais, isso protege o negócio em casos de fiscalização, auditorias ou disputas judiciais.

Por que arquivar documentos contábeis?

·Exigência legal: a legislação brasileira define prazos de guarda de documentos.

·Segurança fiscal: em fiscalizações da Receita Federal ou da Prefeitura, a empresa deve comprovar informações declaradas.

·Gestão financeira: documentos servem como histórico e ajudam em análises futuras.

·Prevenção de riscos: em ações trabalhistas ou tributárias, eles podem ser a principal prova da regularidade da empresa.

Principais documentos e prazos de guarda

1. Livros e documentos contábeis em geral

·Exemplos: Livro Diário, Livro Razão, balanços patrimoniais.

·Prazo: 5 anos (prazo fiscal).

·Atenção: recomenda-se 10 anos de guarda para maior segurança, considerando a possibilidade de questionamentos judiciais.

2. Documentos fiscais

·Exemplos: notas fiscais eletrônicas (NF-e), comprovantes de ICMS, ISS e IPI.

·Prazo: 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão.

3. Documentos trabalhistas e previdenciários

·Exemplos: folha de pagamento, guias de recolhimento de FGTS, GFIP, RAIS, contratos de trabalho, registros de ponto.

·Prazo:

oFolha de pagamento e GFIP: 10 anos.

oFGTS: 30 anos (conforme jurisprudência).

oOutros documentos trabalhistas: mínimo de 5 anos após o desligamento do colaborador.

4. Documentos de natureza tributária

·Exemplos: DARFs, DCTFs, declarações de impostos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS etc.).

·Prazo: 5 anos.

5. Contratos em geral

·Exemplos: contratos de prestação de serviços, de aluguel, de compra e venda.

·Prazo: até o fim da relação contratual + 5 anos (prazo prescricional para cobranças).

6. Comprovantes bancários e financeiros

·Exemplos: extratos, boletos pagos, comprovantes de transferência.

·Prazo: em geral, 5 anos.

Dicas para organizar e proteger seus documentos

Digitalize tudo: além de manter os originais quando necessário, arquivar digitalmente garante segurança e praticidade.

Use armazenamento em nuvem: facilita o acesso e evita perda por danos físicos.

Crie um cronograma de revisão: defina períodos para checar prazos de descarte e organizar arquivos.

Separe por categorias: contábil, fiscal, trabalhista, contratos e financeiro.

Tenha apoio de um contador: ele orienta sobre prazos específicos e evita riscos de descumprimento da lei.